Wie gestalte ich eine mobile Datenbank meiner Kunstwerke?

Eine gut ausgedachte Datenbank hilft nicht nur dabei, die Inhalte der Webseite festzulegen und zu sichern, schnell Material für Presse und Druckmedien parat zu haben usw., sondern vereinfacht auch das Führen von Social Media Kanälen – insbesondere wenn die Datenbank auch auf mobilen Geräten abrufbar ist.

Sind erst einmal Fotos aller Kunstwerke mit den dazugehörigen Informationen und in verschiedenen Größen eingegeben, können die Fotos von überall aus in den Netzwerken geteilt werden. Spontane Studioaufnahmen oder – wenn denn gewünscht – Selfies runden die Social Media Präsenz ab.

Alles in Ordnung – mit Hilfe von File Hosting Diensten und Excel

Dropbox oder SpiderOak sind Filehosting –Dienste, über die sich Dateien (Bilder, Dokumente, Videos etc.) hochladen und ordnen lassen. Die Daten sind auf allen ans Internet angeschlossenen Computern nach login abrufbar. Die Datenbank kann über Applikationen auch auf Mobilgeräten genutzt werden. Weiterhin können einzelne Ordner oder Dateien per Email für andere zur Ansicht oder zur Edition freigegeben werden.

Um als Künstler oder Galerie Dropbox oder einen anderen Filehosting-Dienst wie SpiderOak für die eigene Datenbank zu nutzen, empfiehlt sich als erstes einen Hauptordner mit Fotos aller Kunstwerke in chronologischer Folge und hoher Auflösung einzurichten. Die Bezeichnung der Fotos startet am besten mit einer Inventarnummer, so dass die chronologische Reihenfolge im Ordner erhalten bleibt (z.B. 025_KompositionInSchwarz_1999_40x60.jpg). Dieser Ordner mit allen Kunstwerken kann kuratiert werden, indem einzelne Bilder favorisiert (mit Stern versehen) werden. Die favorisierten Bilder bilden einen Extraordner, der auf Tablets und Handys auch offline abrufbar ist – sehr vorteilhaft wenn man unterwegs einem Interessenten begegnet und schnell zeigen möchte, welche Art von Kunst man macht, bzw. verkauft.

Der Hauptordner sollte neben den Fotos der Kunstwerke auch Listen mit zusätzlichen Informationen über die Kunstwerke enthalten. Für die Erstellung dieser Listen bietet sich Excel an. Die Liste lässt sich immer neu nach Spalten ordnen, so dass am Ende zusätzlich zu einer Liste, die nach Inventarnummern geordnet ist, auch eine nach Titeln geordnete alphabetische Liste oder auch eine nach Kategorien oder Tags geeordnete Liste entsteht.

Damit kann auch bei größerem Werkumfang ein guter Überblick bewahrt werden.

Jedes Kunstwerk im Hauptordner bekommt einen Unterordner mit einem Informationsblatt und zusätzlichen Fotos (Fotos des Kunstwerks in niedriger Auflösung und mit Wasserzeichen, Detailaufnahmen, Skizzen, Work in Progress, fertiges Kunstwerk an der Wand…).

Ein Beispiel eines solchen Informationsblattes (erstellt mit Excel):

Informationsblatt zum Bild (gestaltet mit Excel)

Informationsblatt zum Bild (gestaltet mit Excel)

Einmal geschaffen, dient das Blatt als Template für alle anderen Informationsblätter. So gibt es ein einheitliches Bild und man spart sich viel Mühe.

Weitere Vorschläge für Ordner

  • Ausstellungen
    • Einladungskarten
    • Fotos
    • Pressemitteilungen
    • Kritiken
  • Lebenslauf
    • ausführlich
    • kurz
    • kurze Selbstdarstellung (Artist Statement)
    • Fotos (Porträts in Farbe/Schwarz-Weiß, in verschiedenen Formaten und Größen)
  • Zertifikate
  • Publikationen
  • Rechnungsformular
  • Pressemappe

Sensible Daten wie Kundendaten, Rechnungen, Bankdaten oder ähnliches gehören auf keinen Fall in die Cloud. Und bitte nicht vergessen, die Datenbank auch auf dem eigenen Computer zu sichern.

Die Nutzung von Dropbox ist bis zu 2 GB Speicherplatz kostenlos. Für €99/Jahr steht 1 TB (1000 GB) Speicherplatz zur Verfügung. SpiderOak ist eine gute Alternative mit ähnlichen Konditionen, die mehr Wert auf Sicherheit und Datenschutz legt (kostenlos bis zu 2 GB, $129/Jahr für 1 TB). Ein Vergleich verschiedener Filehosting Services kann auf Wikipedia gefunden werden.


Mobil und geordnet mit Flickr oder Pinterest

Warum nicht? Beide sozialen Netzwerke erlauben das Hochladen von Fotos, die nicht öffentlich einsehbar sind (geheime Alben, Privatsphäreneinstellung: Nur ich).

Flickr bietet ganze 1TB Speicherkapazität – kostenlos. Die Fotos können direkt über Flickr nachbearbeitet und mit Lizenzen versehen werden. Über die Suchmaschine werden die Werke auch über Kategorien und Tags wiedergefunden. Auch bei Flickr können verschiedene Ordnungssysteme eingerichtet werden. Die Apps sind wunderbar. Außerdem können die Fotos von Flickr aus ohne Herunterladen in verschiedene Netzwerke geteilt werden.

Pinterest bietet eine große visuelle Übersichtlichkeit mit der Gliederung der Fotos in Alben. Nachteil beider Netzwerke: Kein Hochladen von Textdateien. Will man alles zusammen lassen: Kunstwerke, Lebenslauf, Pressetexte usw. ist auch Flickr leider ungeeignet.


Professionelle Software für Kunstdatenbank und Kunst Business Management

Wenn der Umfang der Sammlung groß ist und viele suchbare Information mit dem individuellen Werk verknüpft werden müssen, wenn gleichzeitig Sicherheit und Datenschutz wichtig sind, drängt sich der Wunsch nach einer professionellen Softwarelösung auf.

Ein Vergleich verschiedener Programme folgt im nächsten Monat.

How to create a Databaseof your artworks-4

 


Titelfoto: Art Collection of Prince Władysław Vasa (detail)1626, ©Public Domain

Whistler's Mother
Nicolas Poussin, Inspiration of the Poet

Enter your email address:

Delivered by FeedBurner