Natürlich hängt es sehr von dem Ausstellungsort und der Art des Gallerievertrages ab, was der Künstler alles vorbereiten muss. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung geht davon aus, dass alles selbst gemacht wird. Für den Fall der Fälle…

photo credit: Robert Mapplethorpe Exhibition by Robert Marin

Vor der Ausstellung:

• Finde einen Ausstellungsraum
• Lege ein Datum für die Ausstellung fest
• Messe die Räumlichkeiten oder lass dir die genauen Maße der Wände angeben
• Entscheide wie viele Bilder/Werke du zeigen möchtest
• Finde einen Titel für die Ausstellung
• Suche die Kunstwerke aus, die zum Titel passen und Platz finden
• Stelle sicher, dass die Werke fertig für eine Ausstellung sind (werden noch Rahmen gebraucht? Müssen die Ränder noch bemalt werden? Brauchen die Gemälde Varnish? Sind alle Bilder signiert? Haben alle Bilder die richtige Hängevorrichtung für den Ausstellungsraum?)
• Mache professionelle Fotos von allen Kunstwerken (vielleicht auch einige Detailaufnahmen und Aufnahmen der Bilder an Wohnzimmerwänden)
• Optimiere die Fotos für den Gebrauch in sozialen Netzwerken und für den Druck. Für den Druck werden beste Qualität und hohe Auflösung benötigt, für das Hochladen im Internet kleine Größen in verschiedenen Formaten.
• Versehe alle Fotos mit Metadaten
• Stelle eine Liste her mit den Fotos und zusätzlichen Informationen wie: Titel, Jahr, Größe, Material, Preis
• Stelle für jedes Bild ein ‘Certificate of Authenticity’ her
• Engagiere Musiker und Redner für die Vernissage. Wirst du Hilfe beim Ausschenken von Sekt usw. brauchen?
• Lege fest, welche Information auf die Einladungskarte kommt. Welches Bild möchtest du zeigen? Neben den Angaben von Name des Künstlers/ der Künstler, Titel der Ausstellung, Ort und Öffnungszeiten müssen auch alle Eckdaten der Vernissage erwähnt werden: wann, wer spricht, wer macht Musik usw. Wie lange wird die Ausstellung zu sehen sein?
• Gebe dem Redner Informationen über dich und deine künstlerische Arbeit, so dass er sich vorbereiten kann.
• Designe die Einladungskarte und gebe sie zur Druckerei
• Bereite eine Pressemappe vor und schicke erste Ankündigung zur Presse (mit einer Einladung zur Ausstellung)
• Starte deine Social Media Kampagne durch regelmäßiges Posten der vorbereiteten Fotos und Hinweisen auf die kommende Ausstellung
• Stelle sicher, dass deine Adressenliste noch aktuell ist
• Schicke Einladungskarten an alle Adressen (per Post)
• Schicke eine erste digitale Einladung an alle Email- und Social-Media-Kontakte (Facebook, Xing, Linkedin)
• Schicke eine Erinnerungsmail an alle diese Kontakte eine Woche vor der Ausstellung
• Schicke ein Erinnerungsschreiben an die Presse
• Engagiere einen Fotografen für die Ausstellung
• Stelle Galeriekärtchen her (wenn gewünscht), ansonsten Nummern zur Kennzeichnung der Bilder
• Bereite Handouts vor, wie zum Beispiel Lebenslauf, Preisliste und Visitenkarten
• Möchtest du ein Gästebuch auslegen?
• Vergiss nicht, rote Punkte zu besorgen
• Bereite das Kulinarische der Eröffnung vor: Gläser, Getränke, Snacks…
• Benötigen die Wände kleine Reparaturen zwischen den Ausstellungen?
• Verpacke deine Kunstwerke in Luftpolsterfolie für den Transport
• Hänge deine Gemälde, bzw. stelle deine Skulpturen und versehe sie mit Nummern oder Galeriekärtchen
• Poste Fotos von allen letzten Vorbereitungen in den sozialen Netzwerken mit Erinnerungen an die Ausstellung
• Heiße deine Gäste willkommen und genieße die Eröffnung

Während der Eröffnung:

Stelle sicher, dass die folgende Dinge schnell zur Hand sind:

• Kaufverträge (auch für Ratenzahlungen, Leasing und Testkauf)
• Quittungsblock
• Luftpolsterfolie
• Zertifikate
• Rote Punkte
• Pressemappe
• Gästebuch und Stifte
• Liste zum Eintragen für zukünftige Mailings

Nach der Eröffnung:

• Schreibe persönliche Danke-Briefe an alle Gäste
• Danke Posts für die Unterstützung in allen sozialen Netzwerken (mit Fotos der Vernissage)
• Schicke eine Mappe mit Informationen über deine Arbeit und dem Zertifikat an Käufer
• Alle Email Kontakte werden nochmal angeschrieben und über den Erfolg der Eröffnung informiert (mit dem Hinweis, wie lange die Ausstellung noch zu sehen ist)
• Halte alle Besucher der Vernissage regelmäßig (mindestens 2 x im Jahr) über deine Projekte auf dem Laufenden

Was habe ich vergessen?